CHARTE DES ENGAGEMENTS D'ÉTUDE ADN

Nos engagements envers les Notaires partenaires et les héritiers que nous représentons

Préambule

SAS Étude ADN est une société de généalogie successorale intervenant, à la demande d'offices notariaux, dans la recherche d'héritiers et, le cas échéant, dans leur représentation aux fins de règlement des successions.

Créée sans reprise de clientèle préexistante, Étude ADN a construit sa pratique sur des méthodes rigoureuses et sur une exigence de transparence vis-à-vis de ses deux interlocuteurs naturels : les Notaires qui lui confient des dossiers, et les héritiers qu'elle est amenée à représenter.

La présente charte formalise les engagements qu'Étude ADN prend envers l'ensemble de ses partenaires. Elle s'inscrit dans le respect des principes déontologiques applicables à la profession de généalogiste successoral, tels qu'ils résultent notamment de la charte déontologique de Généalogistes de France, dont Étude ADN partage les valeurs sans en être adhérente.

Engagement n°1 — Un cadre de mission clair et transparent

Étude ADN distingue systématiquement deux missions distinctes, chacune faisant l'objet d'un mandat propre :

—  la recherche des héritiers et l'établissement de la dévolution successorale, engagée uniquement sur mandat écrit du Notaire, conformément à l'article 36 de la loi n° 2006-728 du 23 juin 2006 ;

—  la représentation des héritiers identifiés, mission distincte qui n'est exercée par Étude ADN qu'à la demande expresse du Notaire et sous réserve de l'accord de chaque héritier concerné.

Étude ADN reconnaît et respecte le droit de tout héritier de refuser d'être représenté. Dans cette hypothèse, elle s'engage à en informer sans délai le Notaire en charge du dossier.

Engagement n°2 — Une réactivité garantie envers les Notaires et les héritiers

Étude ADN s'engage à répondre à chacune des demandes du Notaire dans un délai maximal de soixante-douze (72) heures. Lorsqu'elle n'est pas en mesure de répondre au fond dans ce délai, elle en informe le Notaire et lui indique le délai dans lequel elle sera en mesure de lui apporter l'information demandée.

Ce même engagement de réactivité sous 72 heures s'applique à l'ensemble des sollicitations des héritiers dont Étude ADN est mandataire.

Engagement n°3 — Le respect du secret professionnel et de la protection des données

Étude ADN est tenue au secret professionnel et s'engage à ne divulguer aucune information recueillie dans l'exécution de sa mission en dehors de l'intérêt légitime défini par la finalité de ses traitements.

Étude ADN s'engage à respecter le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et la loi Informatique et Libertés, et a désigné à cet effet un délégué à la protection des données.

Engagement n°4 — Une gestion rigoureuse et sécurisée des fonds détenus pour le compte des héritiers

Lorsqu'elle détient, en qualité de mandataire, des fonds pour le compte des héritiers, Étude ADN s'engage à :

—  ne jamais placer ces fonds sur quelque support financier rémunérateur que ce soit, ceux-ci n'étant pas sa propriété ;

—  assurer leur traçabilité, succession par succession et héritier par héritier, au moyen de l'outil d’un outil de contrôle et de gestion des fonds prévu à cet effet ;

—  transmettre au Notaire, à première demande et avant tout versement de fonds sur son compte, une attestation d'expert-comptable certifiant la suffisance de sa trésorerie et le bon fonctionnement de son compte de tiers ;

—  reverser les fonds à leurs bénéficiaires dans les meilleurs délais, et au plus tard dans un délai de trente (30) jours, ce délai incluant les délais d'acheminement postal ;

—  exiger, pour prévenir tout risque de fraude, le retour du relevé d'identité bancaire (RIB) de chaque héritier sur support papier, daté et signé, transmis exclusivement par voie postale.

Engagement n°5 — Un accompagnement transparent dans la vente des biens immobiliers

Préalablement à toute mise en vente d'un bien immobilier dépendant d'une succession, Étude ADN s'engage à :

—  transmettre aux héritiers et au Notaire au moins deux estimations réalisées par des agences immobilières du secteur, accompagnées d'un constat d'huissier attestant de l'état du bien ;

—  faire réaliser, en cas d'incohérence entre les estimations ou à la demande des héritiers, une expertise immobilière contradictoire aux frais de la succession ;

—  obtenir l'autorisation écrite de l'ensemble des héritiers sur le prix minimum de commercialisation, avant toute signature de mandat de vente ;

—  tenir les héritiers informés de toute offre reçue et avancer les frais nécessaires à la réalisation de la vente (diagnostics, audit énergétique, états datés), ces avances étant remboursées par prélèvement sur l'actif successoral, justificatifs à l'appui.

Engagement n°6 — Une traçabilité complète des accords donnés par les héritiers

Dans le cadre de sa mission de mandataire, Étude ADN s'engage à adresser au Notaire l'ensemble des justificatifs permettant de vérifier que les héritiers ont donné leur accord pour les opérations de liquidation de la succession, notamment le déblocage des contrats d'assurance-vie, la vente de biens mobiliers ou immobiliers, le débarras du mobilier et de l'immobilier, ainsi que l'envoi des comptes de répartition.

Engagement n°7 — Une couverture assurance responsabilité civile professionnelle adaptée

Étude ADN est couverte, pour l'ensemble de ses activités, par un contrat d'assurance responsabilité civile professionnelle adapté aux risques inhérents à l'activité de généalogiste successoral, y compris la gestion et la répartition des fonds détenus pour le compte des héritiers.

Cette couverture s'exerce dans le cadre d'une intervention d'Étude ADN en qualité d'exécutant des instructions du Notaire s'agissant de la répartition des fonds successoraux, Étude ADN ne disposant d'aucune autonomie de décision propre en la matière.

Engagement n°8 — Le respect de la confraternité

Étude ADN s'engage à respecter les principes de confraternité applicables entre professionnels de la généalogie, et notamment à ne jamais solliciter la révocation d'un mandat régulièrement consenti à un confrère, ni à intervenir auprès d'un héritier déjà lié par une convention antérieure à seule fin d'obtenir sa résiliation.

Engagement n°9 — Des outils professionnels sécurisés

Étude ADN utilise, pour la gestion de l'ensemble de ses dossiers, le logiciel métier sécurisé SECIB, édité par le groupe Septeo, dont les données sont sauvegardées sur un serveur externe dédié et qui a été développé pour permettre le respect de la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles.

Étude ADN utilise en complément une application développée par Genapi, également éditée par le groupe Septeo, permettant l'intégration de ses fiches client au sein de l'outil métier utilisé par les études notariales. Ses échanges électroniques transitent par une messagerie sécurisée Outlook, et son système informatique ainsi que ses serveurs professionnels sont sécurisés et garantis par la société MV Système.